Penggajian Yang Baik

Manajemen strategik adalah manajemen yang berkaitan dengan masalah-masalah pokok dan mendasar dalam perusahaan. Yaitu hal-hal yang sangat strategis sebagai pondasi dalam menata dan mengelola sebuah perusahaan. Di atas landasan inilah dibangun sistem-sistem manajemen lainnya yang bersifat teknis dan praktis.

     Manajemen strategik ini meliputi visi, misi, organisasi, budaya, philosofi penggajian dan sistem penggajian yang strategik. Pemahaman hal ini sangat penting dan sangat mendasar. Karena ia merupakan ruh dari sistem penggajian yang akan kita bangun.

I.1. Visi

     Secara sederhana yang dimaksud dengan visi adalah cita-cita atau tujuan yang hendak dicapai dalam waktu sepuluh tahun atau lebih. Bedanya dengan mimpi, visi adalah sesuatu yang logis, realistis, masuk akal, menantang dan dapat dicapai. Visi adalah muara dari segala proses manajemen yang dijalankan oleh perusahaan. Disanalah sumber daya dikerahkan untuk mewujudkannya.

     Dalam membangun sistem penggajian, kita harus memahami hal ini. Agar sistem penggajian yang dibangun selaras dan serasi dengan visi perusahaan. Contohnya perusahaan kita memiliki visi, “Menjadi Perusahaan Kelas Dunia di Bidang Distribusi Air Mineral Dengan Pendapatan Pada Tahun 2020 sebesar 700 Milyar Rupiah.”

     Karena visinya menjadi kelas dunia, maka sistem penggajian yang akan kita bangun seyogyanya merupakan sistem penggajian kelas dunia juga. Bukan sistem penggajian lokal yang hanya berkutat dengan masalah UMR/UMP, THR dan gaji sundulan.

     Kalau hal itu yang kita praktekkan, tentu saja dalam beberapa tahun ke depan kita akan mengalami banyak kesulitan. Karena sistem yang dibangun tidak sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan. Selain juga akan menimbulkan berbagai ketidakpuasan di kalangan pegawai yang potensial dan kompeten di bidangnya.

I.2. Misi

Misi adalah menjawab pertanyaan kenapa perusahaan itu ada? Jadi misi merupakan penjabaran dari keberadaan dan tugas yang diemban oleh perusahaan. Untuk itu misi, demikian halnya visi, juga harus dijabarkan dan dipahami dengan baik oleh praktisi HRD. Dan pegawai pada umumnya.

     Contohnya perusahaan kita memiliki misi, “Menyediakan Air Mineral Yang Higienes dan Mudah Dikonsumsi Oleh Masyarakat Dunia.” Untuk itu maka sistem peggajian yang dibangun harus diselaraskan dengan misi tersebut. Yaitu dengan cara membangun sistem penggajian yang sesuai dengan keinginan karyawan di berbagai belahan dunia.

     Sekaligus menghargai orang-orang yang memiliki keahlian dalam memelihara air mineral tersebut agar tetap dalam kondisi higienis. Misalnya analis kimia, quality assurance dan quality control. Mungkin juga kepada para marketer yang berusaha keras untuk melakukan penetrasi dan menguasai pasar dunia.

I.3. Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan adalah sekumpulan nilai yang muncul sebagai perilaku atau kebiasaan perusahaan dan karyawannya. Budaya perusahaan ternyata memegang peran yang sangat penting dalam mengelola sebuah perusahaan.

Contoh perusahaan dengan budaya yang positif meskipun telah berumur lebih dari seratus tahun dan tetap unggul di kelasnya antara lain GE, Coca-cola, P&G, Citicorp, Nokia dan Amex. Sementara perusahaan yang relatif muda semisal Samsung, Walmart, Microsoft dan Google langsung unggul dipasar. Kedua kelompok ini menjadi unggul karena kuatnya budaya perusahaan tersebut.

Untuk itu kita harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh budaya yang hidup dalam perusahaan. Contohnya kalau di perusahaan anda memiliki budaya “team work” yang kuat, maka sistem penggajian yang kita bangun hendaknya memberikan apresiasi terhadap suatu kelompok kerja. Misalnya ada insentif kelompok atau unit kerja.

Lain halnya jika perusahaan anda justru sangat tergantung dengan kualitas kerja individu. Maka penghargaan yang diberikan tentu saja lebih bersifat individual. Contohnya kalau anda dapat menjual 1.000 sabun lux maka setiap kelipatannya (1.000) anda akan mendapatkan bonus sebesar Rp. 100.000.

Namun dalam prakteknya, kadang budaya antar unit kerja memang kadang berbeda. Untuk itu maka dibutuhkan sebuah sistem penggajian yang dapat mengakomodasi berbagai perbedaan tersebut.

I.4.  ORGANISASI

     Selanjutnya analis penggajian juga harus memahami organisasi dalam perusahaan. Baik struktur, tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Termasuk juga hal-hal yang tidak nampak atau tidak tertulis. Sebab kadang hal-hal ini juga sangat menentukan keberhasilan sebuah tugas dalam perusahaan. Misalnya kelompok-kelompok non formal yang sangat berpengaruh dalam perusahaan.

     Jenjang dalam organisasi pada umumnya berbanding lurus dengan strata atau gaji yang diterima. Contohnya strata jabatan  Vice President biasanya lebih tinggi dibandingkan Senior Manager. Demikian halnya strata Senior Manager biasanya lebih tinggi dari pada Manager. Demikian seterusnya hingga struktur organisasi yang paling rendah.

     Lain halnya untuk jabatan non struktural, kadang stratanya lebih tinggi dibandingkan jabatan struktural di unit kerja lain. Misalnya jabatan staf ahli atau orang-orang yang sangat spesialis di bidangnya. Semisal auditor atau analis.

     Hal tersebut tidak menjadi masalah selama job description-nya memang benar-benar menggambarkan hal tersebut. Misalnya menuntut keahlian teknis yang tinggi (technical know how), tanggung jawab yang berat (accountability) dan permasalahan yang kompleks (problem solving).

     I.5.  Philosofi Sistem Penggajian

     Philosofi adalah alasan atau latar belakang atau pertimbangan yang mendasari lahirnya sebuah sistem/aturan. Dalam konteks ini maka paling tidak ada enam filosofi dalam membangu sistem penggajian yang kompetitif.

     Pertama, yaitu dalam rangka mendorong pencapaian kinerja usaha. Perusahaan yang kita kelola adalah perusahaan bisnis untuk mendapatkan laba. Karena itu setiap uang yang dikeluarkan dalam bentuk gaji harus selaras dan serasi dengan kinerja perusahaan.

     Jang sampai terbalik, sistem penggajian bagus tapi revenue justru buruk. Atau sebaliknya revenue dan profit bagus tapi sistem penggajiannya buruk.

     Untuk itu sistem penggajian yang dibangun seyogyanya dapat memacu kinerja usaha. Baik dalam rangka mencapai target revenue, profit, visi dan misi perusahaan, maupun dalam rangka membangunbrand image maupun corporate image.

     Kedua yaitu untuk memenuhi kesejahteraan pegawai. Dengan harapan jika pegawai sejahtera maka pegawai akan senang dan rajin bekerja. Sekaligus juga akan aktif dan kreatif dalam memajukan bisnis perusahaan. Menghindari konflik, hambatan psikologis dan protes/menghambat secara diam-diam.

     Berbeda halnya jika pegawai pas-pasan. Maka akan lahir berbagai masalah non teknis. Semisal banyak protes, menggunting dalam lipatan hingga demo dan mogok kerja.

     Ketiga, menimbulkan kebanggaan bagi pegawai. Sistem penggajian yang kompetitif dan bagus akan menimbulkan rasa memiliki dan bangga terhadap perusahaan.

     Di lapangan kadang kita lihat ada perusahaan yang kantornya besar dan cabangnya banyak, namun karena sistem penggajian yang dibangun tidak kompetitif menyebabkan banyak karyawan berkeluh kesah dan malas bekerja. Bahkan ada yang berperan ganda. Yaitu menjadi sales perusahaan sekaligus sales bagi perusahaannya sendiri.

     Dalam pelatihan sering kita lihat, ada peserta pelatihan yang curhat kepada para trainer. Diantaranya adalah masalah sistem remunerasi yang buruk di perusahaannya.

     Beda halnya jika sistemnya bagus. Maka karyawan akan bangga dan bercerita kepada kawan-kawannya. Atau karyawan lain yang menceritakannya.”Di perusahaan jeng Sri sih bagus banget. Bayangkan Mbak… tiap tahun dapat 2 kali THR, 1 kali uang cuti tahunan, 2 kali uang cuti besar, bonus 5 kali, rumah sakit kelas 1, JHT/THT sebesar 80 kali gaji. Beda dengan perusahaanku tempat kerja … pelit … medit dan bakhil banget…” Begitulah kira-kira cerita para karyawati.

     Keempat yaitu mampu mempertahankan pegawai yang terbaik atau berkinerja tinggi. Dengan sistem penggajian yang baik, tentu saja dengan dukungan Manajemen HRD yang baik pula, pegawai yang berperforma tinggi akan betah bekerja di perusahaan.

     Sebab apa manfaatnya pindah perusahaan, jika ternyata gaji, fasilitas dan manajemen HRD-nya tidak lebih baik dari perusahaan dimana saat ini ia bekerja.

     Beda masalahnya, jika sistemnya buruk. Maka pegawai secara diam-diam mengirimkan lamaran ke perusahaan lain. Contohnya pada perusahaan A, ada dua Vice President yang berprestasi tinggi, pindah ke perusahaan lain yang gajinya lebih besar tiga kali lipat. Juga ada beberapa auditornya yang pindah ke perusahaan asing.

     Kelima, yaitu untuk memacu diraihnya pengharagaan. Dalam dunia bisnis kita kenal berbagai jenis penghargaan maupun serifikasi. Mulai dari ISO 9000, 14.000, Deming Award, MBNQA (Malcolm Baldridge National Quality Award) hingga bendera emas dalam SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja).

     Dengan adanya sistem penggajian yang kompetitif akan memacu karyawan untuk memperoleh berbagai akreditasi atau penghargaan tersebut. Sebab tugas-tugas untuk memproleh hal tersebut biasanya tugas tambahan atau tugas kelompok yang melibatkan berbagai unit kerja. Dengan adanya insentif yang menantang bagi pegawai yang sukses dalam memperoleh akreditasi maka pegawai akan terpacu untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

     Keenam yaitu mudah diadministrasikan. Sistem penggajian yang baik atau kompetitif bukan hanya fokus dalam masalah uang. Tapi juga dalam masalah non uang berupa fasilitas dan sistem pembayaran yang tepat dan cepat waktu.

     Dengan sistem penggajian yang jelas, maka istilah-istilah dan komponen-komponennya telah didefiniskan dengan baik, cermat dan memang di-desain untuk jangka panjang. Sehingga hal itu akan  memudahkan untuk membangun sistem informasinya bila ingin melakukan penyesuaian dan perubahan-perubahan sesuai dengan tuntutan bisnis perusahaan.